PERALATAN KANTOR

1.      KERTAS POLOS HVS

HVS itu jenis kertas. Sedangkan Folio dan doubel folio itu ukurannya.
Kertas sebelum dipotong itu namanya kertas PLANO. Ukurannya bermacam-macam. Ada yang 61 Cm X 86 Cm, misalnya: kertas BC (biasanya dikenal dengan kertas Manila/Padalarang. Ada yang ukurannya 65 X 100 Cm, 90 X 120 Cm, 40 x 60 Cm, 50 x 80 Cm, dll. Tapi ada pula yang berbentuk Bal (Gulungan) biasanya untuk cetak surat kabar dll.
HVS sendiri ada bermacam-macam beratnya, ada yang 58 gr, 60 gr, 63 gr, 70 gr, 80 gr bahkan ada yang 100 gr. HVS 70 gr misalnya, artinya kertas yang beratnya 70 gr per 1 m2. Sedangkan "HVS" dibawah 58 gr namanya bukan HVS, melainkan doorslag (doorslah).

Warna:
Warna HVS biasanya putih, tapi ada juga yang berwarna biru, kuning, hijau, dan merah. Malah di Bali ada yang jual kertas HVS sampai 52 warna.

Ukuran:
- F4 (Folio) = 21,5 X 33 Cm
- A4 (Kwarto) = 21 X 29,7 Cm
- A4s *Kwarto) = 21,5 X 29,7 Cm
- B4 = 26 X 36 Cm
- Doubel Folio = 43 X 33 Cm.

Macam-macam kertas :
-- HVS
-- CD (biasanya disebut kertas buram).
-- Kertas koran (perpaduan HVS dan CD)
-- Doorslag
-- Marga Coated (mengkilap)
-- Marga biasa
-- Ivory (110 gr, 130 gr, 210 gr, 230 gr, 450 gr) ada yang 1 muka ada yang 2 muka. Biasanya untuk membuat Post Card.
-- Art Paper (biasanya untuk membuat Kalender).
-- BC Indah
-- BC Jakarta
-- Kertas gambar
-- Kesing (biasanya untuk pembungkus)
-- Samson (biasanya untuk cover nota)
-- Hammer (biasanya untuk undangan pernikahan)
-- Hawai
-- Milano
-- Concorde
-- Java
-- NCR (adalah kertas seperti HVS yang dipakai minimal rangkap 2, bila ditulis akan tembus ke rangkapnya padahal tidak memakai kertas karbon/spt biasa digunakan di bank-bank. Kertas paling atas namanya TOP, yang kedua namanya Middel, dan paling bawah Bottom.)
-- Asturo (warnanya biasanya mencolok)
-- Aster (seperti asturo)
-- Linen
-- Fancy Paper
-- Krungkut
-- Dll

Sedangkan yang biasanya kita menyebut kertas folio yang ada garisnya itu namanya Kertas Folio Bergaris, bahannya kertas Doubel Folio kemudian dicetak dan dipasarkan.

2.      KERTAS KARBON

Kertas karbon adalah kertas dengan lapisan tinta kering yang diikat dengan lilin di salah satu sisi. Digunakan untuk membuat salinan naskah hingga beberapa salinan sekaligus. Produsen kertas karbon dulunya merupakan konsumen montan wax terbesar.

Fungsi Kertas KarbonFungsi kertas karbon sudah digantikan oleh mesin fotokopi walaupun masih saja ada orang yang menggunakan kertas karbon sewaktu mengetik. Struk kasir biasanya menggunakan kertas salinan tanpa karbon (carbonless copy paper) yang bagian bawahnya tidak berwarna hitam tapi bisa menghasilkan salinan seperti kertas karbon. Kertas karbon juga masih banyak digunakan di bank, kantor pos dan berbagai jasa layanan publik.

Cara Menggunakan Kertas KarbonKertas karbon diletakkan di antara dua lembar kertas kosong atau lebih. Ketika kertas paling atas ditulisi dengan menggunakan mesin ketik atau alat tulis lainnya, kertas karbon yang berada di bawahnya juga ikut terkena tekanan dari pukulan logam dan alat tulis yang meninggalkan jejak-jejak huruf pada naskah asli. Tekanan pada kertas karbon memindahkan tinta kertas karbon ke kertas yang berada di bawahnya sehingga kertas yang berada di bawah kertas karbon menjadi salinan dari naskah asli.Pukulan logam pada mesin ketik meninggalkan bekas pada sisi kertas karbon yang berlapis tinta setelah tinta pindah ke kertas yang ada di bawahnya. Akibatnya, isi naskah yang pernah disalin bisa diketahui dengan melihat bekas jejak-jejak huruf pada sisi kertas karbon yang berlapis tinta. Informasi yang bersifat rahasia biasanya dilindungi dengan cara menghancurkan kertas karbon dengan mesin penghancur kertas.

3.      AMPLOP            

Amplop adalah sebuah bungkus dari surat atau benda yang dikirimkan per pos. Sebuah amplop biasanya terbuat dari kertas yang dipotong berbentuk belah ketupat dan dilipat sedemikian rupa.

Di muka amplop pada sebelah kanan bawah nama dam alamat penerima kiriman pos ini ditulis sementara biasanya di sebelah kanan atas atau di sebelah belakang nama dan alamat pengirim ditulis. Sebuah amplop bisa langsung ditutup karena biasanya memiliki perekat.

Amplop terdapat dalam berbagai jenis dan ukuran. Beberapa jenis amplop memiliki jendela (tembus pandang) sehingga nama dan alamat penerima bisa ditulis dalam surat sendiri.

4.      KERTAS FORMULIR

I PENGERTIAN
Formulir : Secarik Kertas yang memiliki ruang untuk diisi dengan data penting tertentu.

II. MANFAAT FORMULIR :
1). Menetapkan tanggungjawab terjadinya transaksi bisnis
2). Merekam data transaksi.
3). Mengurangi kesalahan pesan dibanding dengan cara lisan.
4). Media komunikasi antar orang/bagian/organisasi.

III. GOLONGAN FORMULIR
3.1. Menurut Sumbernya :
a). Form yang dibuat dan disimpan di perusahaan
b). Form yang dibuat dan dikirim ke luar perusahaan
c). Form yang diterima dari pihak luar perusahaan

3.2. Menurut Tujuan Penggunaannya :
a). Form untuk meminta dilakukannya tindakan
b). Form untuk mencatat kejadian/tindakan yang terjadi.

IV. PRINSIP PERANCANGAN FORMULIR
1). Gunakan tembusan/rangkap dan carbon/carbonless paper
2). Hindari duplikasi data, pada form yang sama atau dengan form lainnya
3). Sederhana dan ringkas
4). Terapkan internal Check agar teliti dan terpercaya untuk menghindari kesalahan pengisian.
5). Cantumkan Nama & Alamat perusahaan untuk komunikasi dg. Pihak luar.
6). Cantumkan nama & nomor kode form untuk identifikasi.
7). Cantumkan Nomor Urut tercetak form untuk mengontrol pengeluaran form.
8). Cetak garis jika akan ditulis tangan.
9). Cantumkan nomor garis di dua sisi jika form-nya lebar.
10). Rancang pengisian yang efisien, seperti tanda cek/silang, Ya atau Tidak.
11). Rancang urutan logis pengisian dan penempatan blok/kelompok data.

V. KELEBIHAN ELECTRONIC FORM
1). Persediaan selalu cukup, tidak akan lebih ataupun kurang.
2). Selalu Up to date, mudah diperbaharui.
3). Efisien, jika harus segera diganti tanpa harus menunggu persediaan habis.
4). User friendly, mudah pengisiannya tanpa takut salah karena ada help.
5). Cepat dalam pengisiannya, karena kursor berhenti di tempat isian.
6). Praktis, dapat mengkalkulasi otomatis.
7). Tidak ada data ngambang dari pengaruh transfer dari lokasi lain.
8). Lebih terkendali, dengan Password nomor urut otomatis
9). Mudah pengelolaannya, baik dalam perancangan, penggunaan, pengendalian dan pengarsipan datanya.

5.      KERTAS KARTON

karton adalah salah satu jenis kertas. Jenis kertas karton, sama seperti kertas lain, ditentukan harganya melalui grammature (tipe berat kertas). Tipe berat yang umum digunakan biasanya adalah 125 gram dan 150 gram.

Yang kedua adalah tipe lapisan. Lapisan luar dari sebuah penampang kardus, yang mulus/rata dan biasa ditulisi oleh marking (merek atau identitas isi dari kardus), disebut sebagai Kraft (K). Sementara lapisan dalam, agak kasar berserabut dan berwarna coklat/putih kusam, disebut sebagai Medium (M). Selain 2 lapisan umum tersebut ada juga lapisan Kraft yang kualitasnya lebih baik dan berwarna putih, biasa disebut sebagai White Kraft.
Dengan keterangan di atas kita bisa mendapatkan jenis dan kualitas karton yang kita inginkan dengan mencantumkan simbol-simbol seperti K125, K150, M125, M150,... ingat, semakin berat grammature-nya maka semakin mahal pula harganya.

Yang ke-tiga adalah tipe lapisan tambahan berupa kertas dengan alur/gelombang yang disebut sebagai Float. Ada 3 jenis Float yang berada di pasaran, di mana jenisnya ditentukan melalui tinggi gelombangnya:
1) AF : paling tinggi,
2) CF : tinggi, tapi lebih pendek dari AF,
3) BF : paling pendek
Semua lapisan bergelombang ini sebenarnya masuk dalam tipe lapisan M (Medium), sehingga untuk menentukan tipenya kita menggunakan simbol seperti: M125x2 BF (1 lapisan medium rata dan 1 lapisan bergelombang, tipe ini biasa disebut juga sebagai layer Single Face (S/F)), M125x3 CF (2 lapis medium rata dengan 1 lapisan medium bergelombang di tengahnya).
Untuk melengkapi simbol di atas biasanya disertakan simbol tambahan yaitu S/W (Single Wall) atau D/W (Double Wall). Lapisan Medium di bawah 3, otomatis menggunakan tipe S/W, sementara lapisan di atas 2 bisa menggunakan S/W atau D/W. Secara sederhana, Wall dapat diartikan sebagai dinding penutup dari lapisan Float. Bila 2 sisinya ditutup, dengan lapisan gelombang berada di dalam lapisan K atau M, maka tipe kertasnya adalah Double Wall (D/W); namun bila salah satu lapisan gelombangnya tidak dilapisi oleh lapisan K atau M, maka tipenya adalah Single Wall (S/W).
Untuk memotong kertas karton ke dalam ukuran yang diinginkan bisa menggunakan 2 metode pemotongan, yaitu dengan mesin potong slits/Flits yang menghasilkan potongan agak kasar, atau menggunakan mesin dengan pisau ponds untuk menghasilkan pemotongan yang lebih halus dan rata.

6.      INTERCOM/AIPHONE/ALPON

Intercom berasal dari bahasa Inggris yaitu Intercomunication yang mempunyai arti hubungan didalam. Sedangkan menurut pengertian dikantor, Intercom yang lebih dikenal dengan sebutan aiphone, merupakan alat komunikaski yang digunakan untuk menyampaikan warta atau keterangan dalam lingkunagn organisasi sendiri, dari suatu bagian kebagian yang lain atau dari suatu ruang ke ruang lain. Fungsi Intercom dikantor sebagai berikut: 1. Sebagai sarana alat untuk menyampaikan informasi Yang efekif dari satu pihak ke pihak lain 2. Memperluas saluran komunikasi dari satu instansi 3. Menghindari mondar – mandir para pegawai 4. Menghemat waktu dan tenaga sehingga meningkatkan produktifita kerja pegawai Cara Mengoperasikan Intercom: 1. Siapkan bukua catatan untuk hal – hal penting yang akan disampaikan 2. Angkat gagang telepon 3. Tekan tombol ruangan yang akan dituju 4. Lakukan pembicaan dengan sopan dan jelas 5. Menutup pembicaraan dengan ucapan terima kasih 6. Letakkan gagang telepon pada tempat semula.

7.      TELEPON

Telepon berasal dari kata Tele yang berarti Jauh dan Phone yang berarti hubungan, jadi pengertian telepon adalah penyampaian informasi dari satu pihak kepada Pihak Lain dari jarak jauh, baik dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor dengan menggunkan pesawat telepon. Macam- macam Pesawat telepon: 1. Pesawat tunggal, Yaitu pesawat yang biasanya digunakan dirumah-rumah 2. PMBX (Private Manual Brand Xchange) Pesawat telepon yang pengoperasiannnya melalui operator 3. PABX ( Private Automatic Barand Xchange) Pesawat telepon yang pengoperasiannya secara langung tanpa melalui operator Penggunaan telepon dapat dibedakan menjadi berikut: Pengguanaan Telepon untuk percakapan local: 1. Pengguanaan telepon untuk percakapan local dapat dilakukan melalui dua cara yaitu dengan menggunakan pesawat umum dan dengan menggunakan pesawatsendiri. 2. Untuk mengadakan percakapan interlokal dan internasional, dapat dilakukan dengan tiga cara yaitu: Melaui pesawat sendiri, melalui pesawat dengan mengajukan permintaan kepada operator dan melalui KBU Langkah – langkah yang diperhatikan saat melakukan panggilan telepon: 1. Menyiapkan Nomor telepon dan Peralatan tulis menulis 2. Angkat gagang telepon dengan tangan kiri 3. Tekan kode wilayah, local/internasional/interlokal 4. Tekan no telepon yang dituju 5. Lakukan pembicaraan.

8.      FAKSIMILE

Faksimile berasal dari dari bahasa Latin “ Fac” artinya bikin dan “simile” artinya serupa. Istilah fakimile juga disebut dengan Telecopier(foto copi jarak jauh) DAN DISEBUT JUGA Copieng machine(mesin salinan). Jadi facsimile yaitu alat untuk mengirim dan menerima data/dokumen yang hamper sama dengan aslinya, baik berupa tulisan maupun gambar dalam waktu yang singkat. Fungsi facsimile: 1. Mengirim informasi/dokumen keberbagai tempat sesuai yang kita inginkan 2. menerima informasi dari berbagai tempat 3. Apabila facsimile tersebut dilengkapi dengan system memori maka facsimile dapat difungsikan sebagai berikut: a. Menyimpan dokumen sampai beberapa lembar b. Mencetak sampai beberapa lembar copi c. Menyimpan berbagai alamat Cara Penggunaan Faksimile: A. Mengirim berita faksimile: a). Letakkan dokumen yang akan dikirim menghadap kebawah ditempatnya, ADF b). Masukkan nomor tujuan c). Setelah itu tekan tombol start B. Menerima berita a). Angkat gagang telepon b). Tekan Start jika terdengan bunyi nada facsimile c). Ketika muncul tulisan “receive” pada layer telepon, letakkan gagang telepon.

9.      OHP (Over Head Projector)

 

OHP adalah alat Bantu presentasi secara visual yang menggunakan lembaran presentasi berupa plastik yang diberi ringkasan materi yang akan dipresentasikan. Presentasi yang ditayangkan dengan OHP dapat dibuat/ditulis langsung pada transparansi film.Transparansy film adalah sebuah media yang memuat tulisan atau gambar yang hendak diproyeksikan dengan OHP, berbentuk plastic. Macam – macam transparansi adalah sebagai berikut: 1. Menurut proses pembuatannya, OHP dibedakan sebagai berikut: a). Dengan tangan, yaitu menulis atau menggambar langsung ppada satu lembaran transparansi dengan menggunakan marking pen b). Dengan mesin foto copi, disebut juga dengan PPC Film c). Dengan mesin transparansy maker, mesin yang digunakan untuk membuat transparansi khusus Infrared film. 2. Menurut Bentuknya, dibedakan menjadi: a). Transparansi biasa b). Transparansi Rol c). Transparansy Overlay d). Transparansy Flap Hal – hal yang perlu diperhatikan sebelum menggunakan OHP sebagai berikut: 1) Periksa catu daya listrik 2) Cobalah focus dari sinar yang dikeluarkan dari sinar OHP 3) Siapkan ringkasan materi presentasi Hal – hal yang perlu dilakukan pada waktu mengoperasikan OHP sebagai berikut: 1) Siapkan lembaran presentasi diatas alas kaca yang terdapat pada OHP 2) Tekan tombol On Off swicht untuk menyalakan OHP 3) Soroti hal- hal yang penting dengan lampu 4) Jika tampilan layer presentasi sudah dianggapbcukup segera matikan OHP, dan nyalakan kembali jika dianggap perlu 5) Simpan OHP dengan baik ditempat semula.

10.  LCD(Liquid Crystal Display

LCD adalah alat Bantu presentasi multimedia yang dapat menampilkan gambar dan suara. Secara umum LCD hampir sama dengan OHP nmun pengopterasian alat ini adalah menghubungkan LCD dengan computer atau laptop. Langkah penyajian dengan LCD sebagai berikkut: 1. Pasang proyektor didepan LCD Proyektor dengan jarak ± 9 m 2. Pastikan proyektor LCD dan computer dalam keadaan tidak menyala 3. Hubungkan salah satu kabel VGA dengan konektor VGA in pada proyektor LCD lalu hubungkan ujung lainnya dengan konektor VGA pada computer 4. Hubungkan satu ujung kabel dengan sokel daya AC pada proyektor lalu hubungkan ujung lainnya dengan sumber listrik. 5. Buka tutup lensa LCD dan nyalakan proyektor terlebih dahulu lalu komputernya 6. Sesuaikan posisi focus dan Zoom.